In der Regel werden PowerPoint-Präsentationen erstellt um diese bspw. bei Kunden über einen Beamer an die Wand zu werfen. Ab und an ist es aber dennoch erforderlich, eine Präsentation als PDF-Datei weiterzugeben, z. B. wenn Sie verhindern möchten, dass die originale PowerPoint-Datei durch Dritte verändert wird.
Mit dem „Microsoft Print to PDF“-Druckertreiber hat Microsoft seinen eigenen PDF-Druckertreiber eingeführt. Damit lassen sich kinderleicht PDF-Dateien direkt aus den MS Office Anwendungen heraus erzeugen. Allerdings hat dieser Ansatz den Nachteil, dass Hyperlinks, aktive Elemente oder Animationen im PDF nicht erhalten bleiben. Der empfohlene Weg ist daher, die integrierte Konvertierungsfunktion von Powerpoint zu verwenden.
Wie das funktioniert zeigen wir Ihnen hier Schritt für Schritt:
- Öffnen Sie in PowerPoint die Präsentation, die es zu exportieren gilt.
- Wählen Sie die Registerkarte „Datei“ und dann „Exportieren (1)“ aus. Klicken Sie anschließend auf „PDF/XPS-Dokument erstellen (2)“ und wählen dann „PDF/XPS-Dokument erstellen (3)“.
- Wählen Sie im nun erscheinenden Dialogfeld „Als PDF oder XPS veröffentlichen“ wie gewohnt den Speicherort aus, an dem die Datei gespeichert werden soll. Wollen Sie der Datei einen anderen Namen geben, dann geben Sie diesen im Feld „Dateiname (4)“ ein.
- Wählen Sie den „Dateityp (5)“ den Sie erzeugen möchten. Zur Auswahl stehen hier „PDF“ und „XPS“ (XPS ist wie PDF ein Druckformat, PDF ist allerdings Windows-unabhängig und deutlich weiter verbreitet).
- Wählen Sie unter „Optimieren für (6)“ die Option „Standard“, wenn für Sie die Qualität im Vordergrund steht (z. B. wenn das PDF später gedruckt werden soll). Wählen Sie hingegen „Minimale Größe“, um eine möglichst kleine Datei zu erzeugen (z. B. wenn Sie diese als E-Mail-Anlage versenden möchten).
- Unter „Optionen... (7)“ können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. So z. B., ob Sie nur die aktuelle, bestimmte Folien (von - bis) oder aber alle Folien speichern möchten. Zudem können Sie auswählen, ob Sie nur Kommentare, Handzettel (mehrere Folien pro Seite, horizontal oder vertikal) oder eine Gliederungsansicht speichern möchten. Auf die restlichen Einstellungsmöglichkeiten sei hier nicht weiter eingegangen.
- Mit einem Klick auf „Veröffentlichen (8)“ können Sie das Dokument nun mit den von Ihnen gewählten Optionen erzeugen.
